Aansluiten op het e-Depot, wat zijn de eerste lessen?

Het e-Depot is al jaren een hot topic, zeker nu ook digitale content de datum voor overbrengen bereikt. Mondjesmaat zien we gemeenten voorzichting en aftastend starten met het aansluiten op het e-Depot. Welke lessen leren we uit deze projecten?

Voorwaarden Nationaal Archief

Het Nationaal Archief stelt voorwaarden aan de data die in het e-Depot geïmporteerd worden. Het is noodzakelijk om voorafgaand aan het project, deze voorwaarden goed door te nemen en ervoor te zorgen dat de data in het juiste formaat worden aangeleverd.

Verschillende e-depot leveranciers

Verschillende leveranciers vereisen verschillende manieren van aanleveren van bestanden. Ondanks een standaard als TMLO kan dat wat er technisch geleverd moet worden om te importeren in het E-depot systeem zeer verschillend zijn. Dit betekent dat niet zomaar iedere aanbieder van de export naar TMLO ook echt de juiste technische invulling kan bieden.

Metadatavelden

Een van de voorwaarden van het Nationaal Archief is dat de te importeren bestanden een XML-structuur met daarin metadatavelden bevatten. Voorafgaand aan de migratie is het noodzakelijk om vast te stellen welke metadata wel vastgelegd moeten worden in de bestanden. Het is voor het slagen van het project vaak niet nodig om alle metadatavelden volledig te vullen, hoewel veel archivarissen daar in eerste instantie anders over denken.

Na een migraties moet worden gecontroleerd of alle gewenste metadatavelden gevuld zijn. Dat kan door een leverancier een zogenaamde XSD-check in te laten bouwen.

Populariteit

Een gemeente beschikt vaak over miljoenen documenten. Om de migratie naar een e-Depot behapbaar te maken, is het verstandig om dit gefaseerd te doen, bijvoorbeeld door vast te stellen welke type documenten het meest worden geraadpleegd door burgers. Vervolgens kan dan worden besloten om dit type documenten als eerste over te brengen naar een e-Depot. Omdat de koppeling en transformatie een eerste keer zijn gerealiseerd, is het eenvoudig om vervolgens een nieuwe subset te definiëren en over te brengen.

Auteursrechten

Auteursrechten en privacygevoelige informatie maken het online publiceren zonder bewerking vaak onmogelijk. Het is goed om hier vooraf bij stil te staan. Documenten waarbij gegevens van particulieren zichtbaar zijn, denk bijvoorbeeld aan aanvragen van bouwvergunningen, dienen eerst bewerkt te worden zodat gegevens niet langer zichtbaar zijn. En documenten met copyright, bijvoorbeeld bouwtekeningen, mogen niet zomaar gepubliceerd worden. Deze mogen alleen “beschikbaar” worden gesteld. Dat is op te lossen door de burger bijvoorbeeld online een aanvraag te laten doen, waarna van het gevraagde document een link per mail wordt gestuurd.

Impactanalyses

Met een impactanalyse kijkt het Nationaal Archief in welke mate uit te plaatsen informatieobjecten voldoen aan haar normen. Impactanalyses hebben een behoorlijk invloed op de doorlooptijd van een project. Ze zijn vaak langdurig, zonder uitkomst en de reden waarom een project niet van de grond komt. Dit terwijl het importeren van data naar een e-Depot vrij eenvoudig kan zijn. Het is vaak een kwestie van durven, doen en leren van de fouten.