AI en informatiebeheer: Hoe je content optimaal inzet voor AI

De balans tussen AI en informatiebeheer: een frisse blik 

Kunstmatige intelligentie transformeert de manier waarop we werken, maar zonder een zorgvuldige informatie- en contentbeheerstrategie en uitvoering daarvan, blijven de beloften van AI—vooral die van generatieve AI en agents—onbenut. Irrelevante en niet-geclassificeerde content vormt een grote uitdaging voor organisaties die optimaal willen profiteren van AI-oplossingen zoals Microsoft 365 Copilot. En zelfs correct geclassificeerde content is niet altijd relevant voor elke toepassing. Hoe vind je de juiste balans tussen innovatie met AI en informatiebeheer? Of is er een andere manier?

De uitdaging van moderne content

Het lijkt simpel: koppel je content- en databronnen aan AI-systemen en laat de technologie haar werk doen. Maar de werkelijkheid is veel complexer. Hoe specifieker de Copilot of Agent, hoe specifieker de content die deze nodig heeft, en content heeft binnen organisaties verschillende doelen en functies, afhankelijk van de context. 

Bijvoorbeeld, hoe een besluit tot stand is gekomen kan essentieel zijn voor historische vastlegging, maar voor een AI applicatie die alleen het besluit zelf nodig heeft als input, zijn de versies en revisies irrelevant en zelfs verwarrend. Elk document heeft een unieke waarde, afhankelijk van het beoogde gebruik. 

Dus wanneer je een AI-oplossing zoals Microsoft 365 Copilot loslaat op irrelevante en niet goed geclassificeerde content, heb je mindere of zelfs verkeerde resultaten. Ook AI functioneert optimaal met relevante, gestructureerde informatie. Te veel informatie waar ook irrelevante tussenzit, leidt dit tot inefficiëntie en tegenvallende resultaten—wat uiteindelijk de adoptie belemmert. 

Waarom traditionele oplossingen tekortschieten  

Veel organisaties proberen vanzelfsprekend het probleem op te lossen door content bij de bron op te schonen en correct te classificeren. Daar zijn we immers al continu mee bezig, informatie en content op orde te brengen. Maar hoewel dit al tientallen jaren de standaardaanpak is, lukt het nog niet altijd en schiet het tekort voor AI, want alleen correct classificeren en opschonen is niet genoeg.

Wet- en regelgeving eisen dat bepaalde informatie wordt bewaard, ook als deze niet direct relevant is voor AI. Terugkomende op het voorbeeld over alle revisies van een document dat een besluitvorming vastlegt. Deze revisies zijn essentieel vanuit historisch perspectief en wellicht nodig vanuit de wetgeving, maar irrelevant voor een AI-systeem dat bijvoorbeeld ondersteunt met het automatisch beantwoorden van kamervragen en alleen het laatste besluit wil weten. 

Een andere oplossing is het selecteren, filteren van content bij de connectie of binnen de AI-toepassing zelf. Hoewel dit op korte termijn werkt, leidt het tot versnippering en een verhoogde beheerlast. Elke AI-toepassing vereist aparte filters, wat de complexiteit alleen maar vergroot en ook heeft het altijd zijn beperkingen. 

De sleutel tot succes ligt in een centrale benadering van contentbeheer voor AI-toepassingen. Met Xillio Cortex kunnen organisaties content op één plek analyseren, structureren en filteren voordat deze aan AI-systemen wordt aangeboden. Hierbinnen kun je vervolgens datasets definiëren die je kunt koppelen aan je use case.  Dit garandeert dat alleen relevante, hoogwaardige informatie wordt gebruikt voor een specifieke AI Copilot of agent, terwijl bijvoorbeeld historische data behouden blijft voor andere doeleinden.

Voordelen van deze aanpak: 

• Controle: Bepaal precies welke informatie toegankelijk is voor AI-toepassingen en welke dataset je koppelt aan welke AI-toepassing

• Efficiëntie: Verminder complexiteit in je AI-landschap, wat overzicht creëert en uiteindelijk betere en efficiëntere AI toepassingen die makkelijker gebouwd en ontwikkeld kunnen worden.

• Compliance: Zorg voor extra controle om te garanderen dat alleen beveiligde en correct geclassificeerde data wordt gebruikt voor die specifieke AI-toepassing waar dat belangrijk voor is.

• Toekomstbestendig: Leg een solide basis voor de groei van AI-toepassingen binnen je organisatie omdat je overzicht houdt.
  

De weg vooruit 

Het succesvol integreren van AI in je informatieomgeving vereist een strategische aanpak. Door content centraal te beheren met Xillio Cortex creëer je een sterke basis waarmee AI-toepassingen effectiever en efficiënter kunnen functioneren. Zo combineer je het behoud van waardevolle historische informatie met de praktische inzet van AI, waardoor je organisatie echt vooruitgang boekt.