De nieuwe core business van ECM-vendors

Centralisatie en migratie! Dat was jarenlang een veelgehoord advies van ECM-vendors wereldwijd. Wanneer één of meerdere ECM-systemen niet langer voldeden aan de wensen, het corporate beleid en/of wet- en regelgeving werd ervoor gekozen deze systemen te vervangen door een centraal systeem en om alle content – na een opschoonactie - hierheen te migreren. Het uitgangspunt daarbij was uiteraard dat het ECM-systeem van de betreffende leverancier de beste oplossing hiervoor was. Dit uitgangspunt lijkt langzamerhand te verschuiven.

Documentbeheer als corebusiness

ECM-vendors zien niet langer hun eigen repository als corebusiness. Daarentegen wordt momenteel ‘het beheren van documenten’ in meer algemene zin gezien als de nieuwe corebusiness. En welke repository daarbij wordt gebruikt is van onderschikt belang. Sterker nog, bedrijven en ECM-vendors realiseren zich dat centraliseren niet het ei van Columbus is en dat het misschien beter is om de levensvatbaarheid van de diverse (legacy) systemen te vergroten door ze met elkaar te integreren in plaats van ze te vervangen.

Bij ieder bedrijfsproces passen specifieke applicaties. Zo is er OpenText voor recordmanagement, SharePoint voor collaboratie, Salesforce voor CRM en SAP HANA voor ERP. En al die systemen bevatten hun eigen documenten en bezitten specifieke features. Nu bedrijven en leveranciers realiseren dat er geen centrale oplossing voor documentmanagement die voor de gehele organisatie volstaat, is het advies om deze systemen naast elkaar te laten bestaan.

Information governance

De regeldruk neemt toe dus organisaties willen meer controle krijgen op hun informatiehuishouding. Hoe gaat dit samen met het behouden van verschillende repositories? Kun je controle hebben over alle informatie aanwezig in al die verschillende systemen zonder deze systemen te centraliseren? Ja, dat kan!

In het verleden werd dit vooral gerealiseerd door point-to-point integraties tussen systemen onderling, en in een enkel geval via een op maat gemaakte Document Service Bus. De vernieuwing die enkele leveranciers nu doorvoeren is dat zij een transparante schil maken bovenop de reeds bestaande infrastructuur.

In deze schil worden documenten uit de verschillende processen centraal gebundeld: gegroepeerd per klant, project, of bijvoorbeeld deelproces. De documenten worden daarbij niet ‘uit’ de business applicatie gehaald, maar via bi-directionele connectors direct vanuit het bronsysteem ontsloten in de integratielaag. Zodoende, is het niet langer nodig de bestaande documentverzamelingen te verplaatsen naar een nieuw (centraal) ECM systeem.

Documentbeheer verschuift naar volwaardige information governance! 

Voordelen overkoepelende schil

1. Op natuurlijke wijze informatie delen

Een belangrijk voordeel van het gebruik van deze schil is dat gebruikers van diverse disciplines eenvoudig over alle benodigde informatie kunnen beschikken. Een projectmanager kan in een oogopslag zien welke afspraken zijn gemaakt door sales, welke technische tekeningen al beschikbaar zijn en wat er in het laatste project overleg is besproken.

2. Ondersteun experts met expertsystemen

Veel processen vragen om het gebruik van expertsystemen. Traditioneel werd kunstmatig geprobeerd de informatie die in deze processen wordt opgebouwd te plaatsen in een gecentraliseerd systeem dat daar niet echt voor bedoeld was. In de nieuwe situatie blijft al deze informatie juist gewoon in het expertsysteem. In de overkoepelende schil wordt het vervolgens gekoppeld aan andere relevante documenten en informatie.

3. Implementatie is niet interruptief

De implementatie van een overkoepelende schil is niet interruptief. Immers, alle bestaande systemen blijven gewoon draaien, en kunnen een voor een worden aangesloten op het nieuwe platform zonder negatieve impact op de business. 

4. Voldoen aan regelgeving

Door een centraal en eenduidig overzicht wordt documentbeheer aanzienlijk eenvoudiger en kan makkelijker worden voldaan aan wet- en regelgeving.