Hoe een content migratie per afdeling problemen voorkomt

Big bang, of toch niet? De meeste organisaties zien een big bang aanpak van een contentmigratie niet zitten. Gelukkig maar, want ook wij zijn er voorstander van om migraties per afdeling, bedrijfsunit, academie of ander soortgelijke organisatieonderdelen aan te vliegen. In deze blog laat ik je zien waarom en hoe je dat dan aanpakt.

Organisatieonderdelen verschillen enorm van elkaar als we kijken naar content. De ene afdeling heeft veel content en de andere afdeling relatief weinig. Ook qua type content zijn er verschillen. Zo zien we bij IT-afdelingen bijvoorbeeld installatiebestanden en bij marketingafdelingen weer hele andere bestanden, zoals mp4 en designbestanden.

De content die zo’n afdeling in jaren heeft opgebouwd is voor hen uniek en daarom een reden om te bewaren, en dus ook mee te nemen naar een nieuwe omgeving. Het ligt te gevoelig om deze content zonder overleg zomaar te migreren, te archiveren of misschien wel te verwijderen. Een aanpak per afdeling is daarom diplomatieker en praktischer.

Nu wil je natuurlijk voorkomen dat alle content 1-op-1 wordt gemigreerd naar een nieuwe omgeving. Waarschijnlijk was een reden om te migreren dat je het informatielandschap wilde optimaliseren door bijvoorbeeld archiefwaardige content te migreren naar een archief of samenwerkingsbestanden te migreren naar SharePoint en afscheid te nemen van verouderde content.

Daarom is het noodzakelijk om op hoofdlijnen organisatie-brede regels voor de migratie op te stellen. Maar hoe doe je dat dan als je ook rekening moet houden met de uitzonderingen van de diverse afdelingen?

Wij adviseren en helpen organisaties om een organisatie-brede migratiestrategie op te stellen en die te testen op één afdeling die kan worden gezien als de ‘voorlopers-afdeling’. Er is altijd wel een afdeling die samen met jou de migratie-uitdaging aan wilt gaan en die enthousiast wordt van zo’n project. Juist op die afdeling test je de opgestelde bedrijfs-brede migratieregels uit en voer je de productiemigratie uit. Dat project vormt de input voor een migratiedraaiboek die dan voor de rest van de organisatie kan worden gebruikt. Per afdeling zijn er natuurlijk altijd specifieke regels die meegenomen kunnen worden, terwijl het project verder binnen kaders is gezet.

Bij onze klant Avans hebben we per academie gemigreerd. Wilt u weten hoe dat is bevallen? Download dan de klantencase van Avans Hogeschool.