Hoe zorgt u ervoor dat redacteuren een website migratie leuk vinden?

Het doorkammen van tienduizenden webpagina’s ten behoeve van een nieuwe website? Er zijn uiteraard veel leukere projecten te bedenken. Vele organisaties zijn nog in de veronderstelling dat zij hun dure redacteuren moeten inzetten om content van het ene CMS naar het andere te verplaatsen, of om nieuwe structuren te creëren. Hoe zorgt u ervoor dat dit werk aantrekkelijk is voor uw redacteuren?

Het migreren van een website is niet iets wat u 1,2,3 doet. Er is meestal een duidelijke aanleiding, zoals het willen verbeteren van de vindbaarheid van de content, of het verbeteren van de beveiliging van de website. Wat de reden ook is, een website-migratie bevat vaak veel werk dat moet worden uitgevoerd door ervaren mensen. Naast het een-op-een migreren van de webpagina’s naar het nieuwe CMS, zijn er ook altijd andere wensen, zoals een deel van de content herschrijven, nieuwe content creëren, afbeeldingen updaten of metadata toevoegen.

Om de een of andere reden denken projectmanagers die verantwoordelijk zijn voor website-migraties nog steeds dat zij moeten kiezen tussen een handmatige migratie of een geautomatiseerde aanpak om content te migreren. Deze gedachtes worden gevoed door content management specialisten die voorstander zijn van handmatige migraties, dit omdat het aanbieden van ‘handjes’ hen het meeste oplevert.

De nadelen van een handmatige website-migratie zijn eenvoudig op te sommen. Het verplaatsen van content van links naar rechts is behoorlijk saai en ook nog inconsistent, omdat niet alle redacteuren dezelfde kwaliteit leveren. Daarnaast kan het werk pas gestart worden wanneer de nieuwe CMS-omgeving volledig klaar is.

Wilt u optimaal profiteren van uw redacteuren? En hen een website-migratie leuk laten vinden? Dan raden wij u aan om handmatige taken te combineren met migratie tooling.
Zo kan er bijvoorbeeld geautomatiseerd een analyse worden uitgevoerd van de bestaande website content. Op deze manier kan ‘waardeloze’ content (bijvoorbeeld oude en dubbele content) worden geïdentificeerd, welke vervolgens kan worden gearchiveerd of uitgesloten. Dit kan de hoeveelheid content die moet worden gemigreerd drastisch verminderen, waardoor het project een stuk beheersbaarder wordt voor de redactie.

Daarnaast kan een geautomatiseerde tool voor website-migraties de structuur van de nieuwe website (alvast) opzetten, nieuwe (lege) pagina’s aanmaken, metadata vooraf invullen en relaties instellen voorafgaand aan de handmatige migratie. Het aanmaken van een nieuwe pagina kost veel tijd. Dit is dus een absolute winst voor uw redacteuren.

In het geval van een website migratie valt er altijd meer te automatiseren dan voorafgaand wordt gedacht. Wij raden u daarom aan u goed te laten informeren voordat u uw redactie opzadelt met eenvoudige handmatige taken.

------------------------------------------------------------------------------------------