Migratie naar SharePoint: Combineer migratie en integratie

SharePoint uitrollen binnen een organisatie behelst meer dan alleen een technische implementatie. De gehele organisatie is erbij betrokken en dat maakt een dergelijk project complex.

Wilt uw organisatie migreren naar een nieuwe Microsoft SharePoint omgeving en bent u aangesteld als projectleider? Dan heeft u te maken met meerdere belangengroepen, die ieder een eigen doelstelling hebben. Eén afgevaardigde per belangengroep neemt plaats in een stuurgroep. Die stuurgroep managen is al een hele opgave. Voordat een migratieproject van start gaat, is er vaak al een jaar besteed aan het overleg met de stuurgroep.

Welke belangengroep mag als eerst
Wilt u uw project sneller starten, dan kunt u kiezen voor een benadering waarbij een combinatie wordt gemaakt tussen migratie naar SharePoint en integratie met SharePoint. Bij deze benadering hoeven niet alle beslissingen voorafgaand aan een migratie te worden gemaakt. Bij die benadering moet alleen worden bepaald welke belangengroep ‘het eerst aan de beurt is’.

In deze benadering wordt stapsgewijs gemigreerd, startend met één bepaalde belangengroep die weinig complexe requirements eist. Bijvoorbeeld de migratie van documenten van een HR-afdeling. Dit is vaak een 1-op-1 migratie van documenten. In deze transitieperiode, waar de eerste ‘eenvoudige’ migraties al worden uitgevoerd, kunnen de overige contentsystemen voorlopig geïntegreerd worden met SharePoint. De content van de andere belangengroepen kan vervolgens in fases gemigreerd worden naar SharePoint.

Naast de focus is een belangrijk voordeel van deze benadering dat adoptie van SharePoint door gebruikers groter is en medewerkers er meteen mee gaan werken. Dit komt omdat deze eerste fase relatief eenvoudig is en alle content middels integratie direct op SharePoint staat. Daarnaast kun je je als projectmanager in deze periode afwegen of een migratie wel echt nodig is. Misschien is de tijdelijke integratie met SharePoint wel toepasbaar als een langdurige oplossing en levert een migratie geen enkele meerwaarde voor de gebruiker.