Migreren vanuit Squit taakapplicatie: hoe doe je dat?

Als ieder stadsdeel zijn eigen, specifieke taakapplicaties heeft en deze ook nog op een andere manier inzet, hoe zorg je dan voor een migratie die recht doet aan de verschillende werkwijzen en dat deze informatie uiteindelijk op een gestandaardiseerde wijze toegankelijk en vindbaar is?

Voor gemeente Amsterdam gold dit probleem en Xillio hielp hen hierbij. Bij de gemeente Amsterdam heeft men besloten om informatie uit alle verouderde taakapplicaties (o.a. Squit, Key2, Decos) te migreren naar een centraal systeem, te weten PowerBrowser van leverancier Genetics. Door de informatie te concentreren in één systeem is het voor gebruikers niet langer nodig om oude taakapplicaties steeds apart te moeten raadplegen en dat komt de efficiëntie ten goede.

Applicatie Squit

De taakapplicatie Squit, was door alle stadsdelen van de gemeente Amsterdam in gebruik, voor Vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Maar werd per stadsdeel ook wisselend gebruikt. Sommige stadsdelen gebruikten Squit alleen voor vergunningen, sommigen ook voor toezicht en handhaving. Sommige stadsdelen waren netter in de omgang van de applicaties dan anderen, bijvoorbeeld in het bijwerken van de zaakstatus en het vullen van de informatie.

Migratie van Squit naar PowerBrowser

Dit maakte een migratie van de informatie uit Squit naar PowerBrowser een ingewikkelde case, omdat eerst duidelijk moest worden welke informatie aanwezig was en hoe daarmee om te gaan. Daarnaast bestond de moeilijkheid dat sommige medewerkers alle informatie mee wilden nemen naar het nieuwe systeem en anderen juist alleen hele specifieke informatie die volgens de archiefwet bewaard moeten worden. Aan Xillio de opgave om met deze migratie aan de slag te gaan.

Xillio startte de migratie door per stadsdeel workshops te organisaties om samen zo vast te stellen welke informatie mee-gemigreerd moest worden, naar PowerBrowser en welke informatie opgeschoond of verrijkt kon worden. Afgesproken werd om lopende zaken direct te migreren zodat er meteen gewerkt kon worden vanuit één systeem. Daarnaast werden er diverse migratieregels opgesteld, waarbij onder ander:

• werd besloten hoe om te gaan met sterk verouderde informatie in de taakapplicaties (archiveren of verwijderen);
• dubbele informatie-opslag werd geïdentificeerd en opgeschoond;
• gekeken werd welke informatie mee gemigreerd moet worden rekening houdend met de archiefwet;
• bepaalde zaken uit 2019 en 2020 als ‘actuele zaken’ in PowerBrowser terecht komen en oudere zaken als ‘afgesloten zaken’ worden opgeslagen in PowerBrowser;
• van de gemigreerde zaken naar PowerBrower ook de gerelateerde documenten uit Decos werden gemigreerd zodat in PowerBrowser een compleet dossier is opgebouwd;
• mapping werd gedaan tussen Squit en PowerBrowser;
• rekening werd gehouden met een toekomstige migratie naar een e-Depot.

Nadat inzichtelijk was welke informatie wel en niet moest worden gemigreerd, werd de migratie van Squit in een testomgeving (proefmigratie) gestart. In de proefmigratie werd voor de business duidelijk hoe de informatie in het doelsysteem terecht zou komen. Op basis van de proefmigratie werden de migratieregels aangepast. Na een aantal iteraties vond de definitieve migratie naar PowerBrowser plaats per stadsdeel. In een tweede migratieronden worden ook de gearchiveerde zaken gemigreerd naar het nieuwe systeem.

De migratie van de taakapplicatie heeft ervoor gezorgd dat de business op een efficiëntere manier met informatie om kan gaan door oude taakapplicaties af te sluiten en zorgt voor meer controle op de processen.