Optimaliseer gemeentelijke zaaksystemen met AI & Xillio

Nederlandse gemeentes en andere overheidsinstanties hebben de overstap naar digitaal werken al een aantal jaar geleden omarmd, bijvoorbeeld via zaaksystemen. Maar ook in een digitale werkomgeving blijft de uitdaging om je processen optimaal in te richten, zodat je je doelstellingen netjes binnen de gestelde budgetten behaalt. In deze blog vertellen we je hoe een integratie met Copilot voor Microsoft 365 je kan helpen om efficiënter en productiever te werken.

Uitdagingen van zaaksystemen voor gemeentes

Veel gemeentes werken met zaaksystemen voor het centraal afhandelen van de communicatie met inwoners. Ondanks het feit dat deze zaaksystemen essentieel zijn voor het beheren van zaakgerichte processen – denk aan vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH) of het afhandelen van WOZ-besluiten – brengt deze manier van werken ook diverse uitdagingen met zich mee.

Een belangrijke uitdaging is de versnippering van informatie. Zaaksystemen en taakspecifieke applicaties worden nu vaak naast elkaar gebruikt, waarbij het zaaksysteem in feite gebruikt wordt als archief  of contentmanagementsysteem (CMS). Dit maakt het lastig om een eenduidig, overzichtelijk beeld te krijgen van alle lopende zaken en daaraan gerelateerde achtergrondinformatie. Hierdoor ontstaat een gebrek aan transparantie en traceerbaarheid, wat leidt tot vertragingen in de afhandeling.

Ook het analyseren van de beschikbare data en deze omzetten naar bruikbare kennis is een uitdaging. Doordat informatie op verschillende plekken opgeslagen staat, wordt het moeilijker om bottlenecks in de huidige interne processen te identificeren en op te lossen. Medewerkers zijn nu relatief veel tijd kwijt aan het zoeken naar de juiste informatie, wat de toch al hoge werkdruk niet bepaald ten goede komt.

De voordelen van AI-integratie voor zaaksystemen

Door taakspecifieke applicaties, centrale archieven zoals een e-Depot en zaaksystemen te integreren met Copilot voor Microsoft 365, neem je veel van deze uitdagingen weg. Data uit verschillende applicaties wordt daarmee centraal toegankelijk. Zo kun je de AI bijvoorbeeld gemakkelijk stukken laten opstellen op basis van historische data uit verschillende bronnen, voor een 360-gradenbeeld van wat er speelt.

Deze AI-ondersteuning  zorgt er ook voor dat je efficiënter werkt. Daardoor kun je bovendien meer zaken afhandelen in dezelfde tijd, maar dan met minder werkstress. Zo wordt het makkelijker om de vooraf gestelde doelen netjes binnen budget te behalen. Die extra efficiëntie merk je terug in de planning en uitvoering, wat uiteindelijk de tevredenheid van de burgers verhoogt. De integratie met Copilot voor Microsoft 365 bevordert dus niet alleen je productiviteit, maar ook de kwaliteit van je dienstverlening.

Het Xillio Platform voor zaaksystemen & AI-integratie

Een goed ingerichte datastructuur is het fundament waarop je interne processen steunen. Is die basis niet op orde, dan maak je het jezelf in feite onnodig moeilijk. De integratie met een AI moet daarom zorgvuldig gebeuren. Het mappen en herstructureren van data, maar ook het waarborgen van de kwaliteit van je metadata, is daarbij cruciaal. Dit voorkomt namelijk dat de AI getraind wordt met verkeerde of verouderde informatie. Daarom zorgen wij altijd dat jouw content en metadata tiptop in orde is voordat we die integreren met Copilot voor Microsoft 365 .

Bij Xillio weten we na ruim 20 jaar precies hoe we zo'n integratie moeten aanpakken. Zo hebben we bijvoorbeeld kant-en-klare connectoren ontwikkeld van en naar veelgebruikte zaaksystemen, zoals Corsa, Verseon en xxllnc Zaken. Onze ervaren experts zorgen ervoor dat de mapping en integratie met Copilot voor Microsoft 365 soepel en efficiënt verlopen, zonder dat er waardevolle informatie verloren gaat. Zo heb jij binnen no time de basis op orde.

Ook jouw digitale werkplek optimaliseren met AI? We gaan graag met je in gesprek over de mogelijkheden!