Terugblik op het Lunch & Learn Event bij Xillio: Innovaties in AI en Digitale Werkplekken

Xillio organiseerde een interactieve Lunch & Learn-sessie waar professionals uit diverse overheidsorganisaties samenkwamen om te leren over de nieuwste ontwikkelingen in AI en digitale werkplekken. De sessie, die plaatsvond op donderdag 28 november op ons kantoor in Hilversum, bood niet alleen ruimte voor praktische inzichten, maar ook voor netwerken en kennisdeling.

Drie perspectieven op generatieve AI voor overheidsorganisaties

Het inhoudelijke programma bestond uit drie presentaties en een live demo.

Adoptify: René van der Vlugt nam de aanwezen mee in de randvoorwaarden voor succesvol starten met AI-adoptie.

Xillio: Corné van Leuveren en Sjoerd Alkema gaven inzicht in de toegevoegde waarde van AI binnen een digitale werkplek.

Microsoft: Patrick Deusing besprak de toekomst van generatieve AI en de voordelen van Microsoft Copilot voor overheidsorganisaties.

Adoptify: Succesvolle AI-adoptie voor overheden begint bij de basis

René van der Vlugt, Marketing Director bij Adoptify, benadrukte het belang van een solide basis, zoals het helder krijgen van de impact die AI-gebruik heeft, het opstellen van een gedragscode voor AI en investeren in goed risicomanagement. Pas als die basis op orde is, kunnen overheidsorganisaties AI effectief inzetten om primaire processen te verbeteren, zoals het efficiënter opstellen van brieven en rapporten.

Daarnaast benoemde René in zijn presentatie dat het belangrijk is om Microsoft Copilot te zien als een 'nieuwe medewerker’ die je eerst moet inwerken, in plaats van direct al topprestaties te verwachten. Dat betekent dat medewerkers moeten leren wanneer en hoe ze Microsoft Copilot kunnen inzetten, door hun basisvaardigheden te versterken in een pilotproject. Uit een recent afgeronde pilot bij de gemeente Midden-Groningen bleek dat 88% van de deelnemers overtuigd was van de meerwaarde van Microsoft Copilot.

Volgens René is het wel van groot belang dat overheidsorganisaties het gebruik van generatieve AI actief reguleren, zodat medewerkers niet toch uitwijken naar een open model. “Als je niks doet, heb je overal om je heen schaduw-AI,” aldus René.

Xillio: AI als fundament van de intelligente digitale werkplek

Gemeenten en andere overheidsorganisaties kunnen hun dienstverlening substantieel verbeteren door AI te gebruiken, vertelde Sjoerd Alkema, Commercial Director van Xillio. Sjoerd introduceerde het Xillio Platform, een geïntegreerde benadering waarbij content uit alle systemen en vakapplicaties centraal wordt beheerd en verrijkt met metadata. Dit verhoogt de contentkwaliteit, waardoor generatieve AI-tools zoals Microsoft Copilot betere resultaten opleveren.

Daarnaast vertelde Sjoerd over de toekomstplannen voor het platform, waarmee Xillio hoopt bepaalde duurzaamheidsbezwaren rondom het inzetten van AI flink te kunnen verminderen. CEO Rikkert Engels vatte het als volgt samen: “Door metadata te verrijken, creëren we in feite een neuraal netwerk van verbanden tussen data. Dit netwerk zorgt dat de juiste data met minder prompts kan worden opgehaald.” Deze werkwijze resulteert in minder queries en dus een lager energieverbruik door AI. Xillio is van plan op korte termijn patent aan te vragen voor dit concept, dat we de ‘company cortex’ noemen.

Demo: Xillio Platform zorgt voor consistente contentkwaliteit

Tijdens de live demo die volgde liet Principal Consultant Corné van Leuveren zien hoe het Xillio Platform data uit verschillende systemen ophaalt, verrijkt en toegankelijk maakt voor AI zoals Microsoft Copilot. Voor de demo gebruikte hij Copilot Studio om een op maat gemaakte AI-assistent voor een fictief bedrijf te bouwen, die vervolgens specifieke informatie en kennis ophaalde uit bronnen als SharePoint, HubSpot en OpenText.

De crux van goede AI-resultaten, volgens Corné en Sjoerd: “Als je content van hogere kwaliteit is, hoef je ook minder nauwkeurig te prompten.”

Microsoft: De toekomst van AI binnen overheidsorganisaties

Volgens Patrick Deusing, Modern Work Lead Centrale Overheid bij Microsoft, is de vraag niet of je als gemeente Microsoft Copilot moet gebruiken, maar wanneer. Uit cijfers blijkt dat 75% van de Nederlandse gemeenten al AI inzet, maar 78% daarvan gebruikt eigen tools. Ook Patrick benadrukte het belang van organisatiebreed reguleren van AI om privacyschending te voorkomen.

Veel overheidsmedewerkers vinden AI interessant en willen er meer over weten, maar moeten wel een drempel over als ze na jaren ineens anders moeten leren werken, vertelt hij. Patrick benadrukte daarbij het belang van gericht zoeken naar use cases voor generatieve AI en het proactief digitaal vaardig maken van medewerkers, in plaats van lukraak licenties aan te schaffen en zo te “schieten met hagel”.

Voor overheidsorganisaties is het wel vaak lastig om te kwantificeren wat die productiviteitswinst oplevert, aldus Patrick. “In feite kun je als organisatie de licentiekosten terugverdienen doordat de persoonlijke productiviteitswinst van je mensen betekent dat ze inwoners beter kunnen bedienen.” Zo deelde hij een aantal praktijkvoorbeelden van hoe Microsoft Copilot specifieke functieprofielen binnen een overheidsorganisatie kan ondersteunen of gemeenten kan helpen voldoen aan digitale togankelijkheidseisen.

Als afsluiter nam Patrick de aanwezigen mee langs de roadmap voor Microsoft Copilot. Die bevat diverse tools om werkprocessen nog verder te stroomlijnen, zoals autonome agents en geautomatiseerde workflows. Dit betekent een verschuiving van AI-tools als persoonlijke assistent naar het inzetten van AI voor team- en organisatiebrede efficiëntie.

Waardevolle inzichten in de mogelijkheden van AI voor overheden

Het Lunch & Learn-evenement was een inspirerende middag vol waardevolle inzichten over de randvoorwaarden van een succesvolle AI-adoptie, met voldoende ruimte voor positief kritische vragen uit het publiek. Zoals één van de aanwezigen tijdens de afsluitende borrel opmerkte: “Alles valt of staat met het investeren in je digitale basisvaardigheden.”

Xillio zoekt deelnemers aan een pilot voor het reduceren van de doorlooptijd van vergunningsaanvragen. Is dit iets voor jouw overheidsorganisatie?