Uit de praktijk: 4 uitdagingen bij applicatie rationalisatie

Voor een Nederlandse gemeente werken wij momenteel mee aan hun plan om hun applicatielandschap te herinrichten en het aantal applicaties te verminderen. Doel is om uiteindelijk per benodigde functionaliteit nog maar één applicatie te hebben. Een mooi en haalbaar streven, maar een ingewikkeld project. Een gemeente is tenslotte op zichzelf al een complexe organisatie met veel verschillende producten en diensten. Wat zijn de ervaringen die op dit moment zijn opgedaan en wat kunnen we hieruit leren?  

Dossiers in meerdere bronnen

Bij een applicatie rationalisatie project gaat het natuurlijk altijd over het terugbrengen van de vele applicaties en bronsystemen. En al die bronnen bevatten even zoveel content. Het kan voor komen dat dossiers zijn opgebouwd uit data afkomstig uit verschillende bronsystemen. Dat geeft een extra uitdaging. Alvorens kan worden verhuisd naar één doelarchitectuur en -applicatie, is het dan van belang om vanuit al deze bronnen eerst één centraal dossier te maken om die vervolgens te verhuizen. 

Doelsysteem niet volledig ingericht

Vrijwel bij alle migratie- en ook rationalisatietrajecten is de implementatie van het uiteindelijke doelsysteem nog niet gereed als een start wordt gemaakt met de migratie. De keuze voor het doelsysteem is weliswaar gemaakt, maar het moet nog ingericht worden. En om in te richten is het handig om te weten welke content erin opgeslagen moet gaan worden, bijvoorbeeld om te weten welke metadatavelden beschikbaar moeten zijn. Een analyse van de bronsystemen kan daarbij een uitkomst zijn. We zien dat implementatie van het doelsysteem en migratie vaak door elkaar heen lopen, maar in een ideale situatie is een analyse van alle content aanwezig in het doelsysteem een belangrijke eerste stap.

Neem gebruikers serieus

Gebruikers hebben jarenlang hun eigen content gecreëerd. Content waarvan zij verwachten dat het goed overgezet wordt naar het nieuwe doelsysteem. Daarbij werken verschillende gebruikersgroepen allemaal net op een andere manier en gebruiken net andere systemen. Kortom, het eindresultaat van de applicatie rationalisatie heeft effect op de organisatie en de dagelijkse werkwijze van de gebruikers. Gebruikers spelen dus een belangrijke rol in het geheel en de acceptatie van het doelsysteem. Neem daarom de tijd voor ze en wees flexibel.

Onderschat legacy niet

Het kunnen uitfaseren van legacy systemen is één van de voordelen van een applicatie rationalisatie programma. Maar eenvoudig is het niet, want connectiviteit naar deze bronnen is vaak zeer moeizaam. Ofwel de leverancier is niet meer in beeld, of er is geen API om de documenten en metadata te exporteren, of er is geen documentatie beschikbaar. Er zijn tal van reden waarom het lastig om content uit legacy systemen te halen. Dat moet niet worden onderschat.

Content migratie is altijd een onderdeel van applicatierationalisatie. En daar komen weer onbekende uitdagingen bij kijken. Gelukkig zijn onze ervaren consultants altijd is staat om deze uitdagingen om te buigen naar een werkbaar resultaat.