Uitfaseren van Corsa, Verseon, eDocs, Decos, Livelink en Documentum

Wij zien tegenwoordig met grote regelmaat dat projecten worden opgestart om een verouderde implementatie van een DMS-systeem te vervangen. Dat kan zijn met een nieuwe versie van het huidige systeem of met een alternatief systeem. Wat we de laatste tijd veel zien is het vervangen van een traditioneel ingericht DMS, bijvoorbeeld Corsa, door een combinatie van een zaaksysteem en collaboratiesysteem zoals SharePoint. Traditioneel ingericht betekent dat het DMS een aantal processen bevat waaronder voor inkomende en uitgaande post en een ordeningsstructuur voor het bewaren en vernietigen.

Maar eigenlijk komen we allerlei systemen tegen waarvan implementaties verouderd zijn en niet meer voldoen aan de wensen van gebruikers. Denk naast Corsa bijvoorbeeld aanproducten als eDocs, Decos, Livelink en ECM Documentum. Natuurlijk zijn deze producten doorontwikkeld, maar een nieuwe versie van een dergelijk product implementeren is vaak even complex als het installeren van een totaal nieuw product. In beide gevallen is een migratie noodzakelijk en vandaar dat deze projecten bij ons terecht komen.

Een migratie is echter niet altijd de juiste en meest efficiënte oplossing. Wanneer het legacy systeem wel goed is ingericht en beschikbaar moet blijven voor ontsluiting, is het de moeite waar om te overwegen om het legacy systeem te integreren met een nieuw systeem vaak zeer de moeite waard. Denk bijvoorbeeld aan records management wat goed is ingericht en nog jaren nodig is. Een doorkijkje van het nieuwe systeem naar de legacy voor de paar gebruikers waar dit voor nodig is, scheelt dan het overzetten naar nieuwe ordeningsstructuren etc.

Hoe dan ook, bij het uitfaseren van de verouderde implementatie hebben organisaties te maken met een aantal veel gestelde vragen. Wij geven organisatie deze standaardadviezen mee:

In geval van migratie….
Om te weten welke content waardevol is om te migreren naar een nieuw systeem, adviseren wij altijd een analyse van de huidige content. Eventuele ROT content (redundant, obsolete en trivial) kan op basis van die analyse worden verwijderd. Van de content die wordt gemigreerd naar een nieuw systeem moeten veelal verouderde metadata modellen worden omgezet naar het nieuwe model. Gelukkig is er software beschikbaar die deze mapping naar nieuwe modellen mogelijk maakt en tevens de mogelijkheid biedt om op basis van business rules en auto-classificatie te verrijken.

In geval van integratie….
Is migreren wel de beste optie? Zoals gezegd is integratie ook een goede mogelijkheid. Het is bijvoorbeeld heel goed mogelijk om de bestaande implementatie te laten bestaan voor archiefwaardige documenten en een koppeling te maken met een nieuw systeem, waarin nieuwe documenten worden beheerd.

Afhankelijk van uw implementatie, kan een upgrade naar een nieuwe versie of migratie naar een alternatief systeem uitmonden in een moeizaam, langdurig en kostbaar traject. Laat u daarom adviseren door een expert!