Wat is de optimale voorbereiding voor een migratie naar SharePoint?

Is uw legacy ECM systeem verouderd en zijn aanpassingen op en onderhoud van het systeem financieel onaantrekkelijk. Overweegt u uw verouderde document management systeem te vervangen door Microsoft SharePoint? Dan staat u aan de vooravond van een content migratie naar SharePoint. Om uzelf optimaal voor te bereiden op de uiteindelijke SharePoint migratie hebben wij een aantal tips voor u.

1. Analyse op de content

Uiteraard start een project met het bespreken van de hoofdlijnen van het project, waaronder tijdslijnen en einddoel, met de stakeholders. Belangrijke input voor dit gesprek is een analyse van de aanwezige content. Daarvoor wordt een extractie van de content uit het bronsysteem gedaan. Deze analyse geeft inzicht in de kwantiteit en kwaliteit van de huidige omgeving en levert het ook waardevolle input op voor het informatiebeleid en de inrichting van de nieuwe omgeving.

2. Inrichting herzien

Als de SharePoint is opgezet of zelfs al is ingericht kan de analyse worden ingezet om te toetsen in hoeverre de huidige content met de nieuwe structuur overeenkomt. Hoe groter de verschillen, hoe groter de noodzaak om deze verschillen in een vroeg stadium te overbruggen. Wanneer bijvoorbeeld een nieuw metadatamodel wordt ingezet maar de oude content daar niet aan kan voldoen, is het wellicht nodig om de inrichting nog aan te passen en/of content geautomatiseerd te classificeren. Daarnaast is het raadzaam om in deze inrichtingsfase ook de technische tests uit te voeren en bottlenecks te identificeren en aan te pakken om de migraties te optimaliseren en doorlooptijden te minimaliseren. 

3. Migratiestrategie

Wanneer de documenten daadwerkelijk gemigreerd worden naar de nieuwe SharePoint omgeving volgens de gevraagde taxonomie is afstemming nodig over de migratiestrategie. Afhankelijk van de organisatie, de hoeveelheid content en de uitrolstrategie wordt besloten om in bulk of gefaseerd te migreren. En op basis van de opgestelde regels wordt de content automatisch herkend als archiefwaardig, privacygevoelig of buiten scope zodat het juist wordt afgehandeld.

4. En dan?

Na de migratie is het project zeker niet af, want hoe zorgt u ervoor dat uw nieuwe SharePoint omgeving niet weer wordt vervuild. Denk daarom na om een proces van deduplicatie (ontdubbeling), classificatie en archivering desgewenst automatisch in de achtergrond aanwezig te laten, waardoor ook nadien de kwaliteit van de content in SharePoint blijft gewaarborgd.

SharePoint is een uitstekend platform en biedt meer dan functionaliteiten dan een traditioneel ECM-systeem. Met een goede voorbereiding bent u ervan verzekerd dat de documenten op een logische wijze terug te vinden zijn in de nieuwe SharePoint omgeving en dat uw nieuwe omgeving een verbetering realiseert ten aanzien van vindbaarheid, opslagkosten en compliancy.

-------------------------------------------------------------------------------------------------

Migreren naar SharePoint?

Staat u op het punt om uw (legacy) ECM of netwerkschijven te migreren naar SharePoint. In deze tipsheets leert u de gouden tips waarmee u uw migratie naar SharePoint op een eenvoudige wijze kunt verwezenlijken.