Het digitale archief was end of life en moest worden vervangen door een zaaksysteem. Het zaaksysteem moest echter nog geïmplementeerd worden, terwijl de content al gemigreerd moest worden omdat het huidige systeem op omvallen stond.
Xillio bouwde een tussenoplossing om de geëxporteerde content uit Alfresco in op te slaan, zodat het migratietraject en implementatie van het zaaksysteem gelijktijdig plaats konden vinden
De migratie werd in minder dan drie maanden afgerond.
Het digitale archief van de gemeente Utrecht vindt zijn oorsprong in 2011. Tijdens het digitaliseringsproject is de omslag gemaakt naar digitale dossiervorming. Inkomende papieren documenten werden gescand en opgeslagen in het digitaal archief. Niet het papieren exemplaar, maar de digitale variant ervan gold vanaf toen als ‘archiefstuk’.
Tegen 2018 was dit digitale archief ‘end of life’ en werd besloten om tot vervanging van dit digitale archief over te gaan. We onderzochten verschillende scenario’s om het digitale archief, gebaseerd op Alfresco, te vervangen.” Werk en Inkomen koos uiteindelijk voor een scenario waarbij het gehele digitale archief gemigreerd werd naar het zaaksysteem van leverancier Exxellence.
"De analyse van Xillio heeft enorm geholpen om een goede start met het migratieproject te maken. Ik zou iedere organisatie adviseren om veel tijd en aandacht in de analyse van de broncontent te stoppen."
Yvonne Mulder
Informatie- en procesadviseur, Gemeente Utrecht
Deel dit verhaal!
Xillio is het toonaangevende bedrijf voor contentmigratie. We bieden technologie en services om organisaties te helpen de meeste waarde uit hun content te halen, ongeacht waar het is opgeslagen.
-9.png?width=495&height=90&name=Untitled%20(400%20x%20200%20px)-9.png)
Xillio Europe
Xillio UK
Xillio USA
Stuur een e-mail naar sales@xillio.com
