Use cases

Migratie naar de cloud

De adoptie van cloud is een feit. Organisaties kiezen ervoor om hun content in de cloud te zetten als onderdeel van hun digitale transformatie strategie. Ze verkrijgen hiermee de flexibiliteit en agility die ze nodig hebben. Xillio heeft veel ervaring met het migreren van content naar verschillende cloud omgevingen en ervaring met grote volumes. Aandachtspunt is dat de migratie veilig en gecontroleerd gebeurt en dat, zoals bij iedere migratie, het traject volledig transparant is.

Applicatie rationalisatie

Typisch onderdeel van een applicatierationalisatie programma is het verplaatsen van content en/of data naar de gekozen doelapplicaties. De Xillio software kan met ieder systeem verbinden om data te transformeren naar uniforme datamodellen. De Xillio software heeft in verschillende applicatierationalisatie programma’s haar waarde bewezen.

Importeren data en content in nieuwe applicatie

Heeft u een nieuw content management systeem (CMS) of een bestaand systeem waar u een andere bron of andere data aan wilt toevoegen? Dit is waar de Xillio migratie-aanpak en software waarde kan toevoegen. Zorg dat uw gebruikers alle content in het nieuwe systeem hebben, in de juiste structuur en met de juiste metadata. Zo hebben zij één bron van de waarheid om in te werken en te zoeken.

Consolidatie van repositories

Heeft u organisatie meerdere repositories (bronnen van content) voor dezelfde functies en processen? Het consolideren hiervan levert naast kostenbesparing, efficiëntie voor de gebruikers op. En het maakt het makkelijker een geïntegreerde view te leveren ten behoeve van applicatie overstijgende processen, AI en analyses op data.

Systeem upgrade

Systeemupgrades zijn vaak minder eenvoudig dan ze lijken, bijvoorbeeld door de veranderingen in datamodellen en structuren. Een migratie-aanpak en migratiesoftware kan hierbij essentieel zijn. Xillio helpt met de juiste herstructurering, verrijking van metadata en opschoning, die vaak nodig en onderdeel zijn van upgradetrajecten.

Webmigratie (internet & intranet)

Inter- en intranetsites zijn complex qua structuur en bevatten uiteenlopende typen content. Het overzetten hiervan naar een nieuw systeem is een uitdagend en tijdrovend traject. Het uitgangspunt van Xillio is om zoveel mogelijk te automatiseren door slimme migratieregels te definiëren, waardoor handmatig werk tot een minimum wordt beperkt.

Weghalen van informatie silo’s

Silo’s van informatie is één van de grootste uitdagingen van organisaties die hun processen en business volledig willen digitaliseren. Het zoveel mogelijk samenvoegen, migreren en integreren van de silo’s lost deze uitdaging op. Xillio heeft in meerdere projecten bewezen zeer goed uitgerust te zijn voor het doorbreken van deze silo’s.

Synchroniseren van repositories

Het kan nodig zijn om (tijdelijk) meerdere repositories met content te hebben die altijd gelijk (gesynchroniseerd) moeten blijven. Door middel van bedrijfsregels bekijkt de Xillio software periodiek de wijzigingen en deze delta wordt vervolgens geüpdatet zodat beide omgevingen exact gelijk zijn.

Meer weten?

Organiseren en opschonen repositories

Ook binnen een bestaand systeem is het zeer waardevol om content op te schonen, aan te vullen met metadata of te herstructureren. Bijvoorbeeld door duplicaten te verwijderen of metadata toe te voegen. Verblijd uw gebruikers met nog beter vindbare content en de juiste versie van de waarheid.

Vervangen legacy systemen

Legacy systemen kosten veel geld en vrijwel altijd leveren gebruikers in qua productiviteit. Veel organisaties willen ervan af, maar dat is eenvoudiger gezegd dan gedaan. Xillio heeft een specifieke aanpak ontwikkeld voor het uitfaseren van legacy systemen en de software is ontwikkeld om met elk systeem en database te kunnen verbinden om bij de data en content te kunnen.

Migratie naar archief

Migratie naar archief, zowel periodiek als eenmalig, is een veelgevraagde oplossing. Door het toepassen van selectieregels wordt bepaald welke informatie archiefwaardig is en door het toepassen van transformatieregels wordt het metadatamodel gewijzigd en gevuld om te voldoen aan het formaat van het archief, bijvoorbeeld het TMLO-model.

Data verplaatsen

Wanneer binnen een organisatie zowel duurdere als goedkopere opslag bestaat, kan het de moeite waard zijn om data te verplaatsen naar goedkopere opslag. Bijvoorbeeld applicatiedata die op een dure netwerkschijf staat, verplaatsen naar een speciaal daarvoor ingerichte goedkopere omgeving. Xillio helpt met het identificeren, verplaatsen en eventueel herstructureren

Tijd geplande batch migraties

Heeft u een systeem dat periodiek gevuld moet worden met bepaalde content en of data? Bijvoorbeeld publicatie of overbrengen naar archief? Dit kan via een periodieke, op gezette tijden geplande migratie. In de regels wordt bepaald hoe de set gedefinieerd wordt (bijvoorbeeld alle nieuwe documenten van die dag) en vervolgens wordt het moment en de periode ingesteld.

Migratie naar een zaaksysteem

Binnen de overheid wordt regelmatig geswitcht naar een nieuwe aanbieder van een zaaksysteem. Dit betekent dat de content en data van de oude systemen gemigreerd moet worden naar het nieuwe systeem. Xillio biedt vele connectoren naar bestaande zaaksystemen en heeft veel ervaring met het migreren van zaken en documenten.

Meer weten?

Migratie naar e-depot

Het concept e-Depot is een archief waarin statische digitale informatie beschikbaar wordt gesteld voor de burger. Deze informatie komt bijvoorbeeld uit document management systemen van de lokale overheid. Xillio biedt software en ondersteuning voor het extraheren van de juiste set aan documenten uit het DMS en het transformeren naar het juiste formaat voor opname in het e-Depot.

Content analyse van netwerkschijven

Vele organisaties hebben en gebruiken de netwerkschijf nog voor samenwerking. De Xillio file share analyse (FSA) is speciaal ontwikkeld om zeer snel inzicht te geven in wat er op de netwerkschijf staat. Standaard rapportages en visualisaties maken het mogelijk om snel verbeteringen als opschoning, verplaatsing, ontdubbeling en herstructurering te identificeren. Vervolgens worden deze inzichten gebruikt om de migratieregels te definiëren.

Content analyse ECM-systemen

De belangrijkste fase bij een migratie is de analyse van de content en data aanwezig op het te migreren systeem. Maar ook als de aanleiding niet een migratie is, kan een analyse veel inzichten opleveren. Bijvoorbeeld input voor nieuw beleid, nodige verbeteringen in metadata, awareness over verkeerd gebruik van een systeem en nog veel meer. Xillio heeft standaard rapportages en visualisaties ontwikkeld, die de kwantiteit en kwaliteit van de content en metadata inzichtelijk maken.

Migratie van netwerkschijven

Een analyse kan worden gebruikt om de content van een netwerkschijf te migreren naar een meer gecontroleerde samenwerkingsomgeving, zoals SharePoint Online. Bij het overzetten biedt Xillio software de mogelijkheid om naast alleen selectie op waardevolle content, ook waarde toe te voegen door metadata te verrijken. Veelgebruikte technieken zijn onder meer: trefwoorden extraheren uit tekst, foldernamen gebruiken als metadata en namen van bestanden herkennen.

Metadata verrijking

Verrijken van metadata is een standaard activiteit die Xillio uitvoert bij iedere migratie. Xillio ziet migraties als een mogelijkheid om uw informatielandschap te verbeteren. Xillio heeft daarom een aantal standaard functies in haar eigen platform, maar ook de mogelijkheid om externe (micro)services te incorporeren in het migratieproces. Een voorbeeld is image recognition. Wilt u dat gebruiken dan kunt u dat toevoegen, hoewel wij dit graag overlaten aan specialisten.

Metadata herstructurering

Bij een migratie naar een nieuw systeem wordt vaak ook gemigreerd naar een nieuw en verbeterd metadatamodel. De wereld verandert, er zijn nieuwe technieken en nieuwe ontwikkelingen die nieuwe modellen vereisen. In Xillio software kunt u eenvoudig metadata herstructureren naar het nieuwe model, zodat niets verloren gaat en u snel klaar bent voor de nieuwe manier van werken.

Migratie gestructureerde data

Hoewel Xillio van oudsher gespecialiseerd is in content migraties is de software zeer goed uitgerust om gestructureerde data te migreren. Voorbeelden zijn het vullen van een centraal data archief of het vullen van een centrale database met de records uit verschillende databases. Maar denk ook aan de migratie van CRM-data naar bv. Salesforce.

Database migratie

Xillio heeft ervaring met het migreren van data uit databases van verschillende leveranciers, waaronder MS SQL, Oracle, DB2, Mysql, Sybase, maar ook Access of Excel files. Dit kan onderdeel zijn van een migratie van een systeem dat de database gebruikt voor opslag van bijvoorbeeld metadata of puur de migratie van het ene type database naar een ander type database.

Eenduidig maken van metadata

Binnen organisaties zijn vaak verschillende metadatastructuren of verschillend ingevulde metadata ontstaan. Om de content - beschreven door de metadata - goed te gebruiken dient de metadata eenduidig te zijn. De Xillio software kan de metadata uitlezen, verrijken en terugplaatsen, waarbij de metadata eenduidig wordt gemaakt zodat het beter vindbaar en toepasbaar is.

Vullen van een Data Lake (datameer)

Een Data Lake is een omgeving waarin content en data in hun originele formaat of in blobs worden geplaatst om toegankelijk te zijn voor analytics, rapportage, visualisaties, machine learning, AI etc. Het vullen van een dergelijk Data Lake omvat feitelijk een extractie en migratie vanuit verschillende systemen naar het Data Lake en daar is Xillio software een perfecte match voor.

Data rapportages

Rapportages over aantallen documenten, metadata, systeemdata, aantal succesvol geïmporteerde documenten enzovoort zijn standaard onderdeel van de Xillio aanpak en zijn standaard onderdeel van het migratieproces en migratieplatform. Organisaties hebben soms specifieke rapportages nodig. Met Xillio kunnen rapportages naar wens worden opgemaakt en de output zelf worden bepaald.

Ontdubbelen van documenten

Voorafgaand aan een migratie wilt u wellicht dubbele bestanden identificeren en daarop reageren. Xillio identificeert de 20-30% dubbele content binnen uw content repository en bespaart daarmee kosten.

Document classificatie

Het handmatig classificeren van documenten ten behoeve van een opschoning of voorafgaand aan een migratie is subjectief, tijdrovend en krijgt vaak niet de prioriteit die het nodig heeft. Xillio automatiseert deze classificatie en realiseert daarmee een zeer hoge nauwkeurigheid.

Bulk import

Bij migraties naar grootschalige enterprise content management systemen is het nodig om honderdduizenden tot miljoenen documenten te migreren zonder downtime.